GESTION CONSCIENTE DEL TIEMPO Parte 1(2)

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Supongo que todos tenemos esos momentos en los que se nos acumula el trabajo,  los compromisos, las tareas domésticas y las cosas que realmente nos gustaría hacer,  momentos en los que soltamos esa frase lapidaria de “no me da la vida”.

Cuántas veces habré dicho yo esa frase y cuantas veces al final he podido comprobar que con actitud positiva y una buena autogestión, se puede salir adelante sin descuidar ninguna faceta personal ni profesional.

Ya de pequeño era un niño con mucha curiosidad, me apuntaba a todo y terminaba corriendo de un sitio a otro, pero cuando realmente empece a tener la necesidad de gestionar mi tiempo fue en mi época universitaria.

Entonces, mientras estudiaba bioquímica, colaboraba como alumno investigador en un laboratorio de la facultad de medicina, daba clases en una academia y particulares a domicilio, aprendía programación en Coritel, trabajaba en el Mercabilbao y en un bar los fines de semana, iba a diario al gimnasio, no me perdía una fiesta y  desarrollaba mi primer proyecto empresarial. Todo ello sin morir en el intento.

Esta experiencia me fue muy útil cuando años después me lance junto con dos amigos a lo que sería mi segundo proyecto empresarial, compaginando mi trabajo en la industria farmacéutica con la creación de SilBilbo S.L.

En esa época, mantener al día el desbordante chorreo de trabajo que surgía de uno y otro lado mientras intentaba mantener una vida personal y social activa, fue muy complicado, así que tuve que aprender a gestionar mi tiempo de forma eficiente y adquirí algunos hábitos que me han sido muy útiles que y me gustaría compartir con vosotr@s.

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1- Invierte tiempo en organizarte.

Tienes tanto que hacer que no quieres perder ni un minuto y  te tienta empezar directamente por cualquiera de las cosas que tienes pendientes y seguir hasta que termines con todo. Pero el tiempo es un recurso limitado y es posible que no puedas acabar con todo o que haya tareas que requieran hacerse en un orden o momento determinado.

Dedicar un tiempo a organizarse, priorizar y diseñar un pequeño plan de viabilidad puede ser el tiempo mejor invertido de todos.

Es importante ser consciente del tiempo del que dispones y de cuales son las tareas o actividades que pretendes realizar.

  • Prioriza cada tarea y actividad estableciendo un orden de preferencia.
  • Determina el tiempo que te puede ocupar cada una de ellas y contempla los posibles contratiempos y retrasos que puedan surgir.
  • Ten presente la preferencia temporal. Hay cosas que es preciso hacer en un momento concreto.
  • Distribuye el tiempo del que dispones entre las tareas pendientes, diseñando un plan de viabilidad que atienda el orden de prioridad y la preferencia temporal. En este paso es posible que confirmes algo que ya sospechabas: “no te va a dar tiempo a hacer todo”. En ese caso es posible que tengas que “robar tiempo” o delegar, pero estos son puntos de los que hablaremos más adelante.

2- Prioriza.

Existen muchos cursos y libros sobre gestión del tiempo, y en todos ellos se habla de la importancia de priorizar.

Básicamente, todo lo que hacemos, debemos o queremos hacer tiene una finalidad u objetivo y ese objetivo es en principio el que debe marcar la pauta de priorización.

  • En función de lo que la realización de la tarea nos acerque y la no realización de la misma nos aleje del objetivo con el que se relaciona, podemos determinar la importancia de dicha tarea.
  • Dependiendo de su preferencia temporal, de las posibilidades de realizarla o no en un momento dado y de su extinción temporal, podemos determinar la urgencia de la tarea.

Estos dos conceptos; importancia y urgencia fundamentan la base de la priorización clásica:

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Prioridad 1: Deben incluirse en los primeros lugares del plan de viabilidad, su acumulación aumenta el estrés y son primordiales para alcanzar nuestro objetivo o para poder continuar trabajando en él.

Prioridad 2: La mayoría de las tareas deberían encontrarse en esta prioridad ya que conviene pensar a largo plazo. Deben atenderse inmediatamente después de la prioridad 1.

Prioridad 3: Amenazan el éxito y no debemos dejar que nos roben el tiempo que podemos dedicar a tareas más rentables. Suelen surgir expontaneamente mientras realizamos tareas prioritarias (1 y 2), pudiendo poner en peligro toda nuestra planificación. (llamadas de teléfono, eMails inesperados con demandas urgentes,  …)

Prioridad 4: Merecen poca atención.

Ya que no vivimos aislados, que nuestras acciones pueden influir sobre otras personas y recíprocamente sus acciones sobre nosotros, otra cosa a tener en cuenta es la “priorización solidaria”. Es posible que algo que para nosotros no es importante o urgente, sea limitante para que otra persona pueda llevar a cabo algo que para ella sí es importante o urgente.

Por eso otro concepto a tener en cuenta en la priorización es el “factor limitante“.

Una pregunta que suelo hacerme para determinar si algo es importante es: “Si por alguna razón no pudiese realizar nunca esta tarea, ¿se podría llegar de otra forma al objetivo que persigue?, ¿podría continuarse el proceso?, ¿afectaría o limitaría de alguna manera a terceros?.

Del mismo modo, para detectar cual es el nivel de urgencia, la pregunta es: “Si no hago de forma inmediata esta tarea, ¿podría hacerla más tarde sin que eso influya negativamente en la consecución del objetivo que persigue y sin que limite a terceros?, ¿cuál es el horizonte temporal de esta tarea?.

Parte 2(2).

2 comentarios en “GESTION CONSCIENTE DEL TIEMPO Parte 1(2)

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