GESTION CONSCIENTE DEL TIEMPO Parte 2(2)

time-1126254_1280Qué bonito sería disponer del tiempo necesario para hacer todo sin prisas, sin estrés y sin tener que renunciar a nada, pero el tiempo es un recurso limitado y por mucho que queramos el día no va ha tener más de 24 horas.

Sin embargo sí que podemos hacer algo para optimizar su aprovechamiento e igual que hacemos con cualquier otro recurso valioso, podemos buscar una gestión eficiente que nos permita tener la sensación de control que necesitamos para minimizar el estrés y disfrutar más de la vida.

Como mencioné en la primera parte de Gestión Consciente del Tiempo, lo básico en la gestión del tiempo es organizarse mediante un plan viable en el que lo distribuyamos entre las tareas, atendiendo a una priorizacion basada sobre todo en la búsqueda de nuestros objetivos.

Otros hábitos que yo he incorporado en mi rutina con mayor o menor éxito, pero que en cualquier caso son realmente útiles en la gestión del tiempo, son:

1) Anotar las cosas y esquematizar.

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El hecho de escribir algo hace que tomes mayor consciencia de ello , lo recuerdas con mayor facilidad y te ayuda a darle un grado de priorización.

Aunque soy un fanático de la tecnología, durante mucho tiempo me resistí a las agendas electrónicas e iba a todas partes con mi libreta en el bolsillo de la chaqueta, de hecho gracias a mi mujer conocí las Moleskine y la verdad es que me gustaba hasta la estética que tenían, pero al final  Apple me llevó a su terreno con las agendas compartidas y las alertas programables.

Tanto si lo escribes en papel o sobre una pantalla el hecho es que si adquieres este hábito, al tomar la decisión de anotar algo o no, ya estás priorizando y dependiendo de donde lo situes en tu agenda le estás otorgando un grado de importancia y/o urgencia.

2) Sentido de la urgencia. No postergar

Seguro que habéis oido esa frase de “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”, bueno pues yo todavía diría más, “si lo podías haber hecho ayer, vas tarde”.

La dilación, el hecho de posponer tareas o decisiones que generalmente no nos agradan y para las que no estamos muy motivados, hace que estas se acumulen aumentando el estrés. Además siempre pueden aparecer problemas de última hora que exijan cierto tiempo de resolución y es posible que ya no dispongamos de ese tiempo si postergamos el inicio de la tarea.

Siempre que no estemos ocupados con tareas más importantes, atender un asunto de forma inmediata, evita que se nos olvide y que se pueda complicar más, o en el caso de que se complique, que dispongamos del tiempo suficiente para resolverlo.

Si se trata de tomar una decisión, debemos ser ágiles en el análisis de las alternativas, ser conscientes de que nos podemos equivocar sin que eso nos paralice, tomar la decisión, asumir las consecuencias y olvidarnos del resto de alternativas.

Si no podemos atenderlo de forma inmediata, lo mejor es darle una ubicación temporal tanto para el inicio como para la finalización, y una vez iniciado, no interrumpirlo hasta alcanzar un punto aceptable de realización.

En tareas largas y poco agradables, el hecho de comunicar en nuestro entorno los avances que hemos logrado en la consecución del objetivo con el que está relacionada, nos refuerza el compromiso de cumplimiento y por tanto nos facilita que la finalicemos con éxito.

3) Tener presente que la perfección puede ser inalcanzable.

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Ser perfeccionista puede ser algo positivo, porque buscar la perfección implica una búsqueda de la excelencia en todo lo que haces y eso siempre es de agradecer.

Pero ser perfeccionista te hace perder tiempo buscando la mejora en detalles poco importantes que finalmente le restan tiempo a otras tareas, te descompensan tu programación y reducen el rendimiento de tu tiempo.

Si realmente eres perfeccionista, puedes intentar evitarlo en 3 pasos:

– Reconoce que eres perfeccionista. Si revisas más de 2 veces una tarea que ya está terminada, bienvenido al club!

– Admite que la perfección puede ser inalcanzable y que puedes estar equivocado en tu concepto de perfección. Generalmente nuestras tareas están directamente o indirectamente relacionadas con las de otras personas y lo que para ti es perfecto puede que no lo sea para los demás.

– Fija un nivel de calidad mínimo aceptable para cada tarea y un tiempo límite para realizarla. Si has terminado la tarea dentro de tu rango optimo de calidad y dentro del plazo establecido, no dejes que detalles sin importancia ocupen el tiempo de otros y da el asunto por concluido.

4) Analizar tu importancia en lo que estas haciendo y delegar si es posible.

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No nos engañemos, no somos imprescindibles prácticamente para nada, aunque a veces pensemos lo contrario.

En ocasiones el estrés y el agobio nos lo buscamos nosotros mismos porque queremos acaparar todo, nos creemos que somos los únicos que podemos hacer ciertas cosas o se nos olvida que hay gente a nuestro alrededor dispuesta, capacitada y con ganas de echarnos una mano.

Esas cosas que realmente no son tan importantes y que te están “quitando” tiempo del que podrías dedicar a tu familia, a tus amigos o a ti mismo, seguro que podrías delegarlas o al menos compartirlas.

A mí me costo mucho admitirlo, pero para ciertas cosas, contratar a un profesional o buscar un freelance (twago, trabajofreelance) que pueda hacerlo por ti, es la mejor inversión que puedes hacer.

5) Centrarse en lo que estas haciendo, evitando la dispersión.

Algo que siempre nos hace “perder” mucho tiempo es la dispersión.

Personalmente, creo que lo de la multitarea se lo podemos dejar a los ordenadores y centrarnos en una sola cosa a la vez, prestando toda nuestra atención en el mismo foco y sacando el mayor rendimiento a nuestro tiempo.

Si tenemos una buena planificación, con un programa de actuación definido en el que cada asunto o tarea tenga su espacio, podemos dedicar toda nuestra atención a lo que estamos haciendo en el momento actual sin preocuparnos del resto.

6) No dejar que te “roben” el tiempo. Mantener un orden

Estamos rodeados de “ladrones del tiempo”: llamadas, eMails, tele, radio, WhatsApp, fotos, las cosas que tenemos sobre la mesa, …

Sé que es difícil centrarse en lo que estás haciendo y aislarte de todo lo demás, por eso cuanto más fácil te lo pongas más posibilidades tendrás de no caer en los “ladrones del tiempo”.

  • Practica el orden. El orden genera armonía y evita distracciones., sobre todo en tu espacio de trabajo. Te recomiendo el libro “La Magia del Orden” en el que  Marie Kondo presenta un método eficaz para que el orden influya positivamente en tu vida.
  • Desconéctate en la medida de lo posible. Elimina desde el inicio las posibilidades de distracción, internet, teléfono,…
  • Genera un ambiente de trabajo agradable en el que te encuentres a gusto y centres toda tu atención en lo que estás haciendo.
  • Aprende a decir NO. A mí me costó mucho aprender a decir NO, parece fácil pero llegado el momento vuelves a caer y te vuelves a ver haciendo algo que no querías, que no te apetece o simplemente que te rompe los planes. No se trata de volverte apático, pero si de defender tus intereses y tu tiempo.

7) “Robar” tiempo si es necesario

Es posible que incluso con una buena planificación, no consigas atender todos tus asuntos o que en un momento dado la carga de trabajo sea tal que sobrepase la capacidad de realización.

En estos casos, además de plantearse un profundo análisis para detectar las causas que te generan el exceso de trabajo e intentar reconducir la situación, podemos optar por “robar” tiempo, reduciendo el que dedicamos a cuestiones que podrían realizarse con una menor dedicación.

Hay cosas que hacemos de forma habitual día tras día, dedicándolas cierto tiempo que seguramente podríamos reducir: ver la televisión, comer, dormir,…

  • La TV: Según el estudio Barlovento sobre el análisis televisivo en 2017, la población española dedica una media de 240 minutos al día a ver la televisión. Si estamos en la media o nos acercamos a ella, seguro que podemos reducir ese tiempo dedicado a la TV sin que ello afecte nuestra calidad de vida.
  • La comida: Según datos de Eurostat los españoles dedican una media de 1,5 horas a desayunar, 2 horas a comer y 1 hora a cenar, es decir; que dedicamos 4,5 horas a alimentarnos. Si tomamos el modelo alemán, con 1 hora para desayunar, 0,5 horas para comer y 1 hora para cenar, dispondríamos de 2 horas más al día para dedicar a lo que creamos oportuno.

Yo disfruto de una buena sobremesa como el que más e incluso a veces esas 2 horas se me quedan cortas, pero si atendemos a criterios de eficiencia la reducción del tiempo que dedicamos a comer puede suponer una gran mejoría en nuestra planificación.

  • Dormir: La OMS recomienda para un adulto un periodo de sueño superior a 6 horas e inferior a 10. Dentro de este rango cada persona tiene unas necesidades diferentes en función de sus características personales y sus circunstancias, pero si habitualmente duermes más de 6 horas y necesitas “robarle” tiempo al sueño, podrás hacerlo siempre que consigas un sueño reparador con ciclos completos.

Si vas a reducir al mínimo saludable tu tiempo de sueño, es importante que al menos el tiempo que le dediques se aproveche al máximo. Para ello es aconsejable seguir una serie de hábitos de higiene del sueño:

1.- Procura seguir una rutina acostándote y levantándote en un margen horario constante. Por ejemplo acostarte de forma habitual entre las 23:30 y las 24:30 y levantarte entre las 5:30 y las 6:30.

2.- Evitar los estimulantes (alcohol, tabaco, café, té, medicamentos que contengan sustancias estimulantes,…) en las 3 o 4 horas anteriores a ir a dormir.

3.- Hacer ejercicio físico de forma regular pero evitarlo en las 4 a 6 horas anteriores a ir a dormir. Para una persona sana, un buen momento para realizar ejercicio físico puede ser a primera hora de la mañana, ya que facilita la activación y la mantiene posteriormente durante las horas de más demanda.

4.- Proporcinarte unas condiciones ambientales óptimas para el sueño. Una cama confortable, en una habitación oscura, libre de ruidos y con una temperatura agradable.

5.- Evitar comidas copiosas durante la cena, para evitar digestiones pesadas que interfieran en la conciliación y mantenimiento del sueño. Sin embargo es aconsejable la ingesta de algún alimento rico en triptófano como los lácteos, que actúan como un hipnótico natural.

6.- Reducir el estrés, evitar las alteraciones e intentar relajarse en los momentos previos a ir a dormir. Ver una película de acción antes de ir a dormir no es la mejor opción para conciliar el sueño.

7.- Ten en cuenta que el sueño se organiza en ciclos de unos 90 minutos, que a su vez comprenden 5 fases.

Lo normal es que durante el sueño de una noche se realicen de 4 a 6 ciclos, cada uno de los cuales pasan por una fase de sueño ligero (1), una fase de transición (2), dos fases de sueño profundo (3 y 4) y finalmente una fase REM.

El mejor momento para despertar es cuando el ciclo se ha completado (final de la fase REM o inicio de la fase 1) y el peor momento es el de sueño profundo (fases 3 y 4).

No se trata de algo exacto, pero para intentar aumentar las probabilidades de despertar al final de la fase  REM o al inicio de la fase 1 lo más aconsejable es que dividamos el tiempo de sueño en periodos de 90 minutos, teniendo en cuenta también el tiempo que solemos tardar en conciliar el sueño.

EJEMPLO: Si nos hemos acostado a las 23:45 y solemos tardar 15 minutos en quedarnos dormidos, el final del cuarto ciclo será aproximadamente sobre las 6:00 ( 15’+90’+90’+90’+90′), por lo que existe un margen desde las 5:50 a las 6:10 en el que la probabilidad de despertar al final de la fase REM o inicio de la fase 1 es mayor.

Existen despertadores y aplicaciones de móvil específicas, que analizan las fases del sueño y te pueden ayudar a despertarte durante la fase REM.

8)  Pensar en positivo y buscar el equilibrio.

Cuando nos damos cuenta de que de forma espontánea no conseguimos llegar a todo y vamos postergando las cosas que realmente queremos hacer para dar preferencia a las que debemos o estamos obligados a hacer, corremos el riesgo de que la negatividad se apodere de nosotros y terminemos amargados, resignados e infelices.

Si intentamos reconducir la situación con actitud positiva, abiertos a la incorporación de nuevos hábitos y aplicamos un método de Gestión Consciente del Tiempo, podemos buscar el equilibrio entre las distintas facetas de nuestra vida sin tener que renunciar a ninguna de ellas.

 

 

 

Un comentario en “GESTION CONSCIENTE DEL TIEMPO Parte 2(2)

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