5 TIPS PARA MEJORAR LA EFICIENCIA Y PRODUCTIVIDAD

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Hoy en día se habla mucho de eficiencia energética y tenemos muy claro este concepto porque la energía es un recurso limitado cuya pérdida o despilfarro tiene consecuencias negativas en el medio ambiente y en nuestra economía global y particular.
Sin embargo nuestro recurso más preciado y limitado es nuestro tiempo, porque es nuestra propia vida la que ponemos en juego y es nuestra decisión de dejarnos llevar o tomar el control la que puede marcar la diferencia entre vivir resignado o buscar la felicidad.
Vivimos rodeados de obligaciones y responsabilidades. Por eso para tomar el control de nuestro tiempo es importante que nos planteemos una estrategia que comprenda al menos dos cosas:

Para buscar la eficiencia en nuestro uso del tiempo, lo primero que tenemos que tener en cuenta es que a lo largo del día pasamos por distintos estados fisiológicos que influyen en nuestra capacidad para realizar tareas, y también que nuestra capacidad de atención y concentración funciona formando periodos cíclicos.

1.- Cronobiología diaria. Ritmos Circadianos

La mayoría dormimos una sola vez al día y por lo general durante las horas nocturnas.
Durante el periodo de descanso y sueño, nuestro organismo adapta los ritmos biológicos y las variables fisiológicas a valores coherentes con la mínima necesidad energética.
Cuando nos levantamos de la cama, nuestro cuerpo sufre de nuevo una serie de cambios adaptativos para pasar de la inactividad a la actividad.
Entre estos cambios, podemos encontrar una elevación de la temperatura corporal, elevación de la frecuencia cardiaca, la tensión arterial, secreción hormonal y el paso del estado cerebral al “modo” de vigilia y alerta.
Durante un tiempo que puede durar incluso más de 2 horas nos adaptamos a la actividad diaria de forma creciente y mantenemos este estado más o menos estable (con sus correspondientes variaciones debidas al hambre, los periodos postpandriales, etc…), hasta que nuestra glándula pineal empieza a secretar melatonina progresivamente para llevarnos de nuevo a un estado de inducción del sueño.
Por lo general, la melatonina comienza a secretearse cuando la luz empieza a disminuir, alcanzando un pico máximo entre 2 y 6 horas después.
En función de las horas que una persona tarda en tener su pico máximo de melatonina desde que se inicia su secreción, podemos distinguir 3 perfiles o cronotipos:
– Cronotipo matutino: El pico de melatonina se produce rápidamente durante las 2 o 3 horas posteriores al inicio de su secreción, de tal forma que estas personas necesitan ir a dormir temprano, pero recuperan rápidamente la actividad en las primeras horas de la mañana.
– Cronotipo Intermedio: El pico de melatonina se produce al cabo de 4 o 5 horas desde el inicio de su secreción. Es el cronotipo más frecuente. Las personas que corresponden a este perfil, soportan bien el retraso del sueño y tienen una actividad matutina óptima.
– Cronotipo vespertino: El pico de melatonina tarda más de 6 horas en producirse y por tanto la inducción del sueño es más tardía en estas personas, que por lo general rinden mejor por la noche que por la mañana.

Si quieres saber cuál es tu cronotipo puedes realizar este sencillo test desarrollado por la Universidad de Murcia:  TEST-CRONOTIPO

  1. Conocer cuál es nuestro cronotipo y por tanto cuál es nuestro momento del día de mayor productividad, nos permite adaptarnos (siempre que nuestra vida social y laboral nos lo permita) y programar las tareas que requieran mayor concentración al momento óptimo del día.
Ciclo Día

Cada persona es diferente, y la vida social, los hábitos y rutinas de cada uno, pueden alterar el momento en el que se producen las variaciones que nuestro organismo experimenta a lo largo del día. A modo de ejemplo podemos fijarnos en esta imagen donde aparecen algunas de estas variaciones que pueden influir sobre nuestra eficiencia en el momento de realizar una tarea.

 

2.- Ciclos de atención o concentración.

Al igual que durante el sueño, durante el estado de vigilia la capacidad de concentración y atención de nuestro cerebro funciona con ciclos de entre 90 y 120 minutos.
Además, existen múltiples estudios que han demostrado que durante esos ciclos de aproximadamente 2 horas, la atención y la concentración fijada en una tarea no puede ser mantenida al máximo nivel por periodos superiores a 25 minutos.

Gráfica Nivel de Atención

Cada persona tiene una capacidad de concentración distinta y hay múltiples factores externos que influyen en la misma (cansancio, interrupciones, distracciones,….), pero a modo de ejemplo y generalizando mucho, podemos decir que la capacidad de atención y concentración sigue un patrón similar al de la gráfica, en ciclos de 2 horas como máximo. Cada uno de estos ciclos, se inicia con una etapa de calentamiento de unos 15 minutos, en los que nuestra productividad es muy baja y el cerebro se va adaptando al trabajo. Posteriormente la capacidad de atención se incrementa rápidamente hasta un nivel máximo en el que puede mantenerse con cierta estabilidad en periodos de unos 25 minutos. Finalmente, al cabo de unas 2 horas llega la etapa de declive, disminuyendo la concentración de forma rápida a niveles poco productivos.

 

¿CÓMO PODEMOS APROVECHAR ESTA INFORMACIÓN PARA SER MÁS EFICIENTES?

Aunque los hábitos sociales y las obligaciones laborales nos limitan en muchas ocasiones la posibilidad de introducir variaciones en nuestra rutina diaria, podemos extraer de todo esto al menos 5 hábitos que pueden ayudarnos a mejorar nuestra eficiencia.

1. Reducir el tiempo de adaptación a la vigilia y alerta. Siempre que tu salud y tu forma física lo permita, realizar un ejercicio físico moderado al levantarse de la cama, puede reducir significativamente el tiempo de adaptación al estado de vigilia y alerta, proporcionando una activación extra que nos permitirá estar al máximo rendimiento desde primera hora de la mañana.

2. Adecuar en la medida de lo posible nuestra actividad diaria en función de nuestro cronotipo y de las fases cronobiológicas del día. Por lo general, para   un cronotipo intermedio, lo más eficiente sería programar las tareas que exijan mayor concentración durante la mañana, las tareas físicas que exijan destreza y habilidad durante la tarde y las tareas menos exigentes al anochecer.

3. Programar el trabajo en bloques de 2 horas como máximo y en los primeros minutos de cada bloque, planificar una tarea que no requiera un gran esfuerzo ni concentración.

Por ejemplo: Una tarea que podemos realizar como inicio de bloque es la gestión del correo electrónico. No me refiero a leerlo todo, sino a clasificarlo, priorizarlo y eliminar el que no aporte nada.

4. En trabajos o tareas que requieran una gran concentración, siempre que se pueda, introducir pequeños descansos de forma periódica.

Francesco Cirillo, desarrolló a finales de los años 80 un método para la administración eficiente del tiempo  basado en estos datos que llamó “Método del Pomodoro”. Este método es muy efectivo para el estudio, pero muy complicado de aplicar en algunas tareas o trabajos.

5. Si tienes que realizar presentaciones, dar clases o gestionar reuniones, en  la medida de lo posible sigue estas 2 recomendaciones:

     1.- Haz que su distribución se adapte a periodos menores de 25 minutos.

   2.- Comienza con algo agradable que llame la atención y no suponga un gran esfuerzo, para que tus oyentes entren en el periodo de adaptación sin darse cuenta y lleguen al mensaje en su nivel máximo de atención.

“La verdadera fuerza de una idea está, no en lo que vale, sino en la atención que se le presta.” Concepción Arenal (1820-1893).

 

 

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